アンケートの自由記述を、テーマ別にまとめる

1. 今日の相談

「行事のあとに集めたアンケート、選択式のところはいいんです。でも、自由記述がたくさんあって。『こう思いました』『ここが良かったです』みたいな声が、何十件も。ありがたいんですけど、これをどうまとめて報告したらいいのか……。全部読み返して、似たものをまとめようとするんですけど、途中で分からんようになって、手が止まってしまうんです」

福祉や保育の現場、行事や研修のあとに、本当によく聞く相談です。自由記述は、書いてくれた人の生の声。数字と違って、そのままでは「何が語られたか」が見えにくい。かというて、一件ずつ全部を報告に載せるわけにもいかない。まとめようとすると、頭の中がいっぱいになって止まってしまう。

この「たくさんの声を、どう見える形にするか」を、なんとかしたい——というのが今日の相談です。

2. 大丈夫です

ほー先輩：大丈夫やで。まず一個、大事なこと言うとくわ。自由記述をまとめるっちゅうのは、「数える」ことやない。「似た声を並べて、何が語られてるかを見えるようにする」ことや。数にした瞬間に消えてしまう一言に、いちばん大事なヒントがあること、ようあるからな。

そうなんです。今日やるのは、集計でも統計でもありません。似ている声をテーマごとに並べ直して、「どんな声があったか」をひと目で分かるようにするだけ。その並べ替えを、AIに手伝ってもらいます。

ひとつだけ約束。少数の声、1件だけの声も、消さない。「みんながこう言っていました」と多数派にまとめてしまうと、たった1件の大事な気づきが埋もれます。今日は、声を大事にするまとめ方をします。

3. 今日使うAI・道具

今日使うのは1つだけです。

• ChatGPT（無料で始められます） … バラバラの自由記述を、内容の似ているものごとにテーマ分けして、見出しをつけて並べてもらいます。数や割合は作らせません。

集めた声をコピーして貼るだけ。むずかしい操作はありません。

4. 実際にやってみる

そのまま真似できる手順です。いきましょか。

ステップ1：自由記述を集めて、個人が分かる部分を伏せる

アンケートの自由記述を、1行に1つずつ並べてコピーします。きれいに整える必要はありません。

ここが今日いちばん大事な約束です。名前や、その人だと分かってしまう内容は、必ず伏せてから渡しましょう。「〇〇さんの対応が」→「スタッフの対応が」のように。個人が特定できる情報は、AIに渡す前に消しておきます。

ステップ2：ChatGPTに、このまま頼む

次の指示文を貼り付けて、ステップ1の自由記述を続けて貼ります。

次は、行事のアンケートの自由記述です。 ①内容が似ているものを、いくつかのテーマに分けてください。 ②各テーマに、短い見出しをつけてください。 ③少数の意見や、1件だけの声も消さずに、「その他の声」として残してください。 数や割合は作らないでください。書かれていないことは、足さないでください。

（ここに、自由記述を貼る）

コツは③の「少数の声も消さない」と、「数や割合を作らない」です。AIは、放っておくと「多くの人が〜と回答」のように、勝手に多数派を作ってしまうことがあります。そうなると、たった1件の大切な声が見えなくなる。だから、明示的に止めておきます。

ステップ3：テーマの見出しを確かめ、少数の声を自分で拾う

返ってきた分類を見て、テーマの見出しが、あなたの実感と合っているかを確認します。そして、「その他の声」に、大事な1件が残っているかを必ず見ます。「これは1件だけやけど、改善のヒントや」と思ったら、その声を自分で拾い上げる。報告に載せるときは、「〇〇という声がありました」と、数ではなく声として書くと、生の温度が残ります。まとめ方を決めるのは、現場を知るあなたです。

ほー先輩：多い声はもちろん大事や。けど、1件だけの声を残せるかどうかで、まとめの優しさが決まるんやで。数の大きさやのうて、声の中身で拾ったってな。

5. 完成例

実際にやってみると、こんなふうに変わります。（架空の行事アンケートの例です）

ビフォー（集まった自由記述）

・受付がスムーズで良かった
・子どもが楽しそうだった
・駐車場が分かりにくかった
・暑さ対策の日陰がもっとほしい
・スタッフの方が親切だった
・飲み物が早く売り切れた
・来年もぜひ参加したい
・トイレの場所の案内がほしかった

アフター（ChatGPTがテーマ別に並べたもの）

【良かったこと】
・受付がスムーズだった
・スタッフが親切だった
・子どもが楽しそうだった

【次回への要望】
・駐車場・トイレの場所の案内がほしい
・暑さ対策（日陰）がほしい
・飲み物の数を増やしてほしい

【その他の声】
・来年もぜひ参加したい

バラバラの8つの声が、3つのテーマに並びました。「飲み物が売り切れた」の1件も、消さずに要望へ。「来年も参加したい」という声も、その他として残しました。数字にはせず、声のまま見えるようにしています。かかった時間は15分ほどです。

6. 使ってみた感想

いちばん助かったのは、全部を読んで自分で分類する労力が、ぐっと減ったことです。テーマの見出しがつくだけで、「今回は何が語られたか」がひと目で分かるようになりました。

気をつけたいのは、AIは放っておくと「多くの方が満足」のように、数や多数派を作りたがること。「数は作らないで」と止めるのが肝でした。そして、少数の声こそ、次への改善のヒントが多い。1件だけの「トイレの案内がほしい」は、まさに次回すぐ直せることでした。

それから、これはいちばん大事なことですが、個人が分かる記述は必ず伏せてから渡す。声を大事にすることと、書いてくれた人を守ることは、セットです。報告は「数」ではなく「声」で——この温度を残せると、読む人にもちゃんと届きます。

7. 今日できたこと

今日できたことを、言葉にしておきますね。

• たくさんの自由記述を、テーマ別に並べて「何が語られたか」を見える形にできた。
• 「少数の声も消さない・数を作らない」という、声を大事にするまとめ方を覚えた。
• 個人が分かる部分を伏せてから渡す、を守れた。

次のアンケートも、同じやり方でテーマ別に並べていけば大丈夫です。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：わざわざ自由記述を書いてくれる人は、それだけ真剣に付き合ってくれてる人や。その声を、数の大きさだけで切り捨てんと、テーマに並べて、少数の声も拾う。それができたら、もう立派なまとめや。書いてくれた声をちゃんと受け取れたら、それがいちばんの報告になるんやで。今日もよう頑張ったな。